Công Việc Lễ Tân Văn Phòng Là Gì?

Lễ tân – Văn thư làm việc trong bộ phận hành chính của một doanh nghiệp. Vị trí này cũng đóng vai trò quan trọng là đầu mối liên hệ của cả công ty. Đảm bảo đầy đủ các hoạt động hỗ trợ, giúp các bộ phận đáp ứng nhanh chóng nhu cầu công việc.

Lễ tân văn phòng là gì?

Nhân viên Lễ tân – Thư ký chịu trách nhiệm về đường dây liên lạc của công ty, hỗ trợ các công việc hành chính như tiếp khách, chuyển thư, nhận cuộc gọi đến công ty …

Nhiệm vụ cụ thể của nhân viên lễ tân văn phòng như sau:

• Tiếp đón những vị khách đến làm việc tại công ty.
• Hướng dẫn khách tham quan các văn phòng tại công ty.
• Trả lời tổng đài điện thoại, nhận cuộc gọi đến và kết nối đến đúng địa chỉ.
• Sắp xếp và trang trí quầy lễ tân gọn gàng, ngăn nắp.
• Đảm bảo cung cấp đủ văn phòng phẩm cho từng bộ phận.
• Trả lời email và cung cấp thông tin chính xác cho khách hàng của bạn.
• Nhận và phân loại thư đến công ty hàng ngày.
• Giám sát an ninh văn phòng và tuân thủ kiểm soát ra vào của công ty bằng cách quản lý hồ sơ, phát thẻ cho khách hàng.
• Quản lý tồn kho văn phòng phẩm và đặt hàng kịp thời theo yêu cầu của các bộ phận.
• Sắp xếp và lên lịch cho các cuộc họp quan trọng của công ty.
• Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết.
• Luôn cập nhật thường xuyên các chứng từ về các khoản chi phí phát sinh trong văn phòng.
• Ngoài ra, nhân viên lễ tân – văn thư còn thực hiện một số công việc khác như nộp hồ sơ, photocopy tài liệu, sao chụp, …

Đối với vị trí lễ tân trong các tòa nhà văn phòng; Công việc của họ sẽ đơn giản hơn khi không cần phải quan tâm đến các vấn đề hành chính văn phòng như: theo dõi văn phòng phẩm, lên lịch họp….

> Top đại lý văn phòng phẩm giá tốt tại Hà Nội

Kỹ năng cơ bản của vị trí lễ tân văn phòng

• Sử dụng thành thạo các ứng dụng văn phòng: Office Word, Excel, Powerpoint hoặc Google Docs, Open Office.
• Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng thông thường như máy fax, máy in,….
• Trông ổn.
• Luôn biết cách ứng phó và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
• Có kỹ năng tổ chức tốt.
• Biết cách quản lý thời gian hiệu quả, ưu tiên những công việc quan trọng trước.
• Có kỹ năng dịch vụ khách hàng tốt.

Cơ hội nghề nghiệp cho công việc Lễ tân – Văn Thư

Hiện tại, nhiều bạn vẫn đang băn khoăn không biết công việc Lễ tân – Thư ký có mang lại triển vọng trong tương lai hay không. Một số ý kiến ​​cho rằng nghề này có triển vọng thấp, hoàn toàn không có cơ hội thăng tiến. Tuy nhiên, lộ trình của một lễ tân cũng khá rõ ràng, được chia thành 3 cấp độ chính như sau:

1. Cấp bậc nhân viên

Cấp nhân viên bao gồm Lễ tân – Thư ký với công việc chính là tiếp khách, đưa thư,… Mức lương ở vị trí này khoảng 4,5 – 7 triệu đồng.

2. Cấp bậc thư ký

Cấp thư ký bao gồm thư ký riêng và thư ký tổng hợp bao gồm:

• Thư ký riêng có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc các công việc hành chính như soạn thảo văn bản, lên lịch làm việc v.v.
• Tổng thư ký chuyên thực hiện các công việc văn phòng như quản lý hồ sơ, giấy tờ,….

Mức lương thư ký khoảng 6 triệu đồng

3. Cấp quản trị

Ở cấp độ này có 2 vị trí là nhân viên hành chính văn phòng và trưởng phòng / giám đốc hành chính.

Nhân viên hành chính văn phòng đòi hỏi trình độ chuyên môn cao, có kiến ​​thức sâu rộng về nhiều lĩnh vực và có 2 năm kinh nghiệm trong nghề lễ tân – văn thư. Mức lương của vị trí này từ 8 triệu đồng.

Trưởng phòng / giám đốc hành chính phải là người hội tụ đầy đủ các phẩm chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm từ 4 năm trở lên trong công tác lễ tân – văn thư. Mức lương hiện tại của một trưởng phòng / giám đốc hành chính từ 12-15 triệu đồng.

Công việc hành chính này thu hút nhiều phụ nữ hơn nam giới. Thông thường, những người đàn ông đã chọn lĩnh vực này thường có khát vọng thăng tiến, tham vọng trải nghiệm những vị trí cao hơn chứ không phải chỉ làm một số công việc giấy tờ mà nhiều người cho là “nhàm chán”. Đối với phụ nữ cũng vậy, khả năng lãnh đạo và kinh nghiệm dày dặn đã giúp nhiều phụ nữ vươn lên vị trí quản lý với mức lương hấp dẫn.

Công việc Lễ tân – Văn thư khá phù hợp với những cô gái có tính cách cẩn thận, tỉ mỉ và khả năng giao tiếp tốt. Nếu bạn thực sự yêu thích công việc này, hãy luôn phấn đấu hoàn thành tốt trách nhiệm của mình để có cơ hội trải nghiệm những vị trí cao hơn trong sự nghiệp.

*** Tham khảo: Danh sách các website tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự cần biết

Xem thêm nhiều bài viết về : Góc Văn Phòng

from kynangxinviec.com https://ift.tt/BtTzhG0
via Kynangxinviec.com