12 Lý Do Khiến Bạn Sao Nhãng – Cách Tập Trung Trong Công Việc

Bất kể bạn làm việc ở đâu, trong quán cà phê / không gian làm việc chung yêu thích của bạn, hay trong một văn phòng bận rộn, sự phân tâm luôn là kẻ thù chung làm giảm năng suất làm việc. Trong một số trường hợp hiếm hoi, sự xao nhãng có thể thúc đẩy quá trình sáng tạo, giúp bạn thoát ra khỏi những suy nghĩ “đóng hộp”.

Tuy nhiên, theo một nghiên cứu độc lập, cứ sau 11 phút, bộ não của chúng ta phải mất tới 25 phút để tái tập trung. Ưu nhược điểm chưa rõ, lợi chưa rõ, hại đã rõ.

Làm thế nào để bạn xác định được những phiền nhiễu trong công việc và hạn chế chúng? Dưới đây là 12 yếu tố bạn cần chú ý nếu không muốn hiệu suất làm việc của nhân viên lao dốc không ngừng.

1. Điện thoại di động

Theo một nghiên cứu, người Mỹ dành 52 lần mỗi ngày để kiểm tra điện thoại. Hàng ngày, chúng ta choáng ngợp với vô số thông tin hiện lên trên điện thoại, nào là email, tin nhắn, thông báo trên Facebook, Zalo hay Instagram, cuộc gọi điện thoại, tin nhắn rác… Đó là chưa kể, nhiều người còn dùng điện thoại để nhắc nhở. làm việc, đặt lịch, mua đồ, … Chẳng trách người ta “nghiện” điện thoại di động.

Bỏ sử dụng điện thoại trong một ngày không dễ nhưng không phải là không thể. Cách dễ nhất là đặt nó ở chế độ im lặng hoặc chỉ rung. Bạn cũng có thể tắt thông báo từ các ứng dụng ít quan trọng nhưng thường có thông báo ra màn hình như: Twitter, Facebook, Messenger, Zalo (đặc biệt là nhóm chat – trò chuyện) hoặc instagram.

Bạn sẽ khó có thể tập trung vào công việc hiện tại khi màn hình điện thoại thỉnh thoảng lại sáng lên với thông báo …

Mẹo: Trong một số khung giờ, bạn nhất thiết phải đặt điện thoại ở chế độ im lặng, giống như khi bạn đang tập trung 100% vào công việc. Thông thường quá trình này mất khoảng 2 giờ. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, bạn nên kiểm tra điện thoại của mình ngay lập tức, phòng trường hợp bạn bỏ lỡ bất cứ điều gì quan trọng. Bạn chỉ nên dành cho mình 10 phút mỗi ngày để kiểm tra thông tin trên điện thoại, và 10 phút thôi.

2. Email

Chúng tôi gửi rất nhiều email. Bạn có biết bao nhiêu là một nhiều không? Trong năm 2017, có 269 tỷ email đáng kinh ngạc đã được gửi hàng ngày trên toàn thế giới. Số lượng email đó dự kiến ​​sẽ tăng lên khoảng 333 tỷ vào năm 2019.

Giống như một chiếc điện thoại thông minh, mỗi khi có tin nhắn đến, bạn phải gấp rút kiểm tra xem có gì trong đó. Hãy tưởng tượng nếu điều này diễn ra cả ngày, bạn đã lãng phí bao nhiêu thời gian quý báu của mình?

Đăng ký nhận email khuyến mại từ các trang thương mại điện tử sẽ giúp bạn cập nhật thông tin thường xuyên, có thể biết để đặt mua hàng khuyến mãi sớm, tuy nhiên quá nhiều email từ các trang thương mại điện tử có thể khiến bạn nghĩ đến việc hủy đăng ký.

Nếu bạn sử dụng nhiều loại email trên điện thoại: email cá nhân, email công việc riêng biệt. Bạn hoàn toàn có thể đặt tài khoản email nào sẽ hiển thị thông báo và tài khoản email nào sẽ im lặng.

Một gợi ý khác là các trang mạng xã hội, đặc biệt là Facebook, luôn có rất nhiều email. Tắt thông báo email và chỉ để lại những thông báo quan trọng liên quan đến tài khoản của bạn chắc chắn là điều bạn nên làm để hộp thư đến của mình không bị ngập trong thông báo của Facebook.

3. Tiếng ồn xung quanh

Hãy thử dành một chút thời gian và thực sự lắng nghe tất cả những tiếng ồn đang diễn ra trong văn phòng của bạn. Mọi người nói chuyện với nhau, điện thoại với khách hàng, máy đang chạy, điện thoại đổ chuông, cửa đóng / mở. Đôi khi còn có cả tiếng ho, tiếng ai ăn vặt….

Không thể tránh khỏi tiếng ồn xung quanh trong môi trường làm việc chung. Nhưng một khi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc thì bạn nên sử dụng các phương pháp phòng tránh cho mình.

Khi không có giải pháp nào tốt hơn. Đeo tai nghe khi làm việc là cách để bạn tập trung hơn

Sử dụng tai nghe, thiết bị khử tiếng ồn có thể giúp bạn tập trung hơn vào công việc. Một số ứng dụng như Noisli cũng có thể giúp bạn giảm tác động của âm thanh đến công việc. Hoặc một cách khác: bạn có thể bật một vài bản nhạc Baroque nhẹ nhàng và tiếp tục tập trung vào công việc của mình.

*** Một trong những lý do khiến các doanh nghiệp chuyển từ không gian làm việc chung sang văn phòng riêng là “tiếng ồn” gây mất tập trung. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài viết Chuyển từ coworking sang văn phòng riêng

4. Khó chịu

Giống như tiếng ồn xung quanh, việc nhân viên và khách hàng làm phiền bạn trong thời gian làm việc là điều không thể tránh khỏi. Theo nghiên cứu, sự xao nhãng từ những người xung quanh có thể là nguyên nhân hàng đầu khiến bạn mất tập trung trong quá trình làm việc.

Để không bị ai làm phiền, đừng quên đóng cửa phòng làm việc và treo một tấm biển “không làm phiền” trước cửa. Với văn phòng mở, hãy nhớ báo hiệu cho đồng nghiệp bằng cách đeo tai nghe và lịch sự từ chối sự xao nhãng. Đối với những người có câu hỏi trực tiếp về nhiệm vụ bạn đang thực hiện, bạn sẽ thực sự nói chuyện với họ.

Một cách khác là bạn chủ động sắp xếp lịch trình làm việc của mình. Dành một khoảng thời gian nhất định để tiếp nhận và giải đáp thắc mắc của đồng nghiệp. Bằng cách đó, thời gian làm việc của bạn được bảo toàn.

5. Lộn xộn

Sự bừa bộn có thể là nguyên nhân khiến bạn mất tập trung trong công việc. Cách xử lý ở đây dành cho bạn là hãy sắp xếp mọi thứ trong văn phòng sao cho thật gọn gàng, ngăn nắp.

Những tài liệu nào không quan trọng thì nên cất đi. Các tài liệu quan trọng cần được sắp xếp một cách khoa học. Bạn cũng cần sao lưu các tài liệu quan trọng trên đám mây càng sớm càng tốt, để giảm thiểu không gian lưu trữ tài liệu.

Hãy chắc chắn rằng tất cả đồ đạc trong văn phòng của bạn cần được cất gọn vào cuối mỗi ngày làm việc.

Đúng là bạn quá bận rộn để sắp xếp đồ đạc của mình hàng ngày và bạn cần phải sắp xếp chúng hàng tuần. Chiều thứ 6 có lẽ là thời điểm hợp lý để sắp xếp giấy tờ, tài liệu các loại & lên kế hoạch công việc cho một tuần mới tập trung.

6. Đa tác vụ – Đa tác vụ cùng một lúc

Đảm nhận quá nhiều công việc chắc chắn sẽ khiến bạn bị “chia cắt”, phân tán hiệu quả công việc trong từng việc một. Sự thật là bộ não của bạn không có khả năng tập trung để làm nhiều việc cùng một lúc.

Đa tác vụ không giúp bạn tiết kiệm thời gian hoặc giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Trên thực tế, nó khiến bạn làm việc chậm hơn. Theo nhà nghiên cứu Earl Miller: “Bạn không thể tập trung vào cả hai việc cùng một lúc, bộ não của bạn sẽ chuyển suy nghĩ từ việc này sang việc khác chỉ trong tích tắc”.

Thêm vào đó, làm nhiều việc khiến bạn dễ mắc phải nhiều sai lầm trong công việc và phá hoại khả năng sáng tạo. Đây là một thói quen xấu mà nhiều nhà quản lý doanh nghiệp thường mắc phải.

Bạn có thể thay đổi chúng, bằng cách phân chia rõ ràng thời gian để thực hiện một công việc duy nhất. Tất nhiên, bạn cần đặt mức độ ưu tiên của các công việc, xem công việc nào cần làm trước, công việc nào quan trọng hơn.

7. Đồng nghiệp

Nhiều khi những lời đàm tiếu của đồng nghiệp trong công ty trong giờ làm việc có thể khiến bạn mất tập trung vào công việc. Giống như, một vài nhân viên nữ đang túm tụm lại với nhau, nói chuyện phiếm về nội dung của tập phim “Về nhà đi con “ Tối qua hay vài đồng nghiệp bàn tán về kết quả trận đấu Việt Nam – Thái Lan tại King’s Cup hôm qua… Một môi trường làm việc rất thiếu chuyên nghiệp.

Tất nhiên, bạn không thể ngăn đồng nghiệp trò chuyện nhỏ. Nhưng bạn hoàn toàn có thể có những hành động lịch sự để nhắc nhở họ.

Ví dụ, nhắc họ rằng bạn đang bận và không muốn bị quấy rầy, hoặc nhẹ nhàng đeo tai nghe và báo hiệu rằng bạn đang tập trung vào công việc. Có nhiều cách để giúp bạn thoát khỏi những cuộc trò chuyện vô nghĩa.

8. Yêu cầu nhân viên báo cáo quá nhiều công việc

Mặc dù đôi khi, với tư cách là quản trị viên, bạn cần phải theo sát những gì đang diễn ra trong bộ phận. Nhưng việc yêu cầu nhân viên báo cáo quá nhiều có thể khiến nhân viên của bạn khó tập trung vào công việc. Đó là chưa kể đến những tác hại mà việc giám sát công việc của người lãnh đạo có thể gây ra cho cấp dưới: trầm cảm, lo lắng, căng thẳng v.v.

> 10 trang web giúp bạn giảm căng thẳng trong công việc

Thay vì giám sát nhân viên 24 giờ một ngày, các nhà lãnh đạo có thể giao cho nhân viên một số quyền kiểm soát. Bạn chỉ cần kết quả cuối cùng của công việc, còn lại mọi việc để nhân viên tự quyết định và tự chịu trách nhiệm. Có thể hiệu quả công việc sẽ được nâng cao hơn rất nhiều.

9. Đói

Thật khó để làm bất cứ điều gì tốt đẹp nếu bụng bạn cồn cào vì đói. Nhưng thức ăn nhanh không tốt cho sức khỏe và thể trạng của các nhân viên trong văn phòng.

Giải pháp ở đây là cho phép nhân viên sử dụng thức ăn nhanh lành mạnh để loại bỏ cảm giác đói cho cơ thể, giúp tập trung vào công việc. Bạn có thể tham khảo để lựa chọn cho mình, theo lời khuyên từ Snacknation.

10. Chính sách thép

Những chính sách thép từ công ty như “yêu cầu nhân viên đến làm đúng giờ”, “trang phục công sở phải là sơ mi trắng – quần âu”, hay những quy định phạt nặng có thể khiến nhân viên rơi vào trạng thái căng thẳng vì phải lo lắng về việc tuân thủ, mặc dù cảm thấy vô cùng khó chịu.

Đứng trước sự lựa chọn của các quyết định, một nhà lãnh đạo như bạn cần đặt năng suất của nhân viên lên hàng đầu. Có thể những quy định về văn hóa doanh nghiệp có thể làm cho hình ảnh doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn, nhưng nó có ý nghĩa gì nếu nó vô tình làm giảm hứng thú và năng suất làm việc của nhân viên.

Trong trường hợp này, bạn cần đề xuất thời gian làm việc linh hoạt cho nhân viên trong công ty. Bạn thậm chí có thể cho phép nhân viên làm việc từ xa, nếu họ cảm thấy điều đó có thể giúp họ tập trung 100% vào công việc. Sự linh hoạt trong chính sách và năng suất của nhân viên sẽ được cải thiện.

11. Các cuộc họp

Những cuộc họp liên miên có thể là nguyên nhân chính khiến nhân viên làm việc không hiệu quả, là kẻ thù “ăn cắp” thời gian làm việc của họ. Một cuộc họp có thể kéo dài hàng giờ đồng hồ, thật lãng phí khi phải liên tục tham gia những cuộc họp giao ban như thế này.

Bạn có thể bỏ qua các cuộc họp bằng cách liên lạc trước với nhân viên qua email. Sử dụng một số ứng dụng quản lý tác vụ như Trello. Cuộc họp chỉ nên được tổ chức khi thực sự cần thiết và càng ngắn càng tốt.

Thậm chí, các nhà quản lý có thể tiến xa hơn, bằng cách cấm các phòng ban họp vào một ngày cố định trong tuần, như “Không họp vào thứ Tư” chẳng hạn. Chọn ngày làm việc nào là quan trọng nhất, để mọi người không bị quấy rầy bởi các cuộc họp.

12. Đưa ra quá nhiều quyết định trong một ngày

Việc phải đưa ra quá nhiều quyết định trong một ngày có thể dẫn đến tình trạng kiệt sức trong công việc. Đó là lý do tại sao những nhà lãnh đạo vĩ đại như Bill Gates hay Steve Jobs thường chỉ mặc một kiểu trang phục trong suốt thời gian làm việc.

Bạn cần dành thời gian để đưa ra những quyết định quan trọng hơn, thay vì dành quá nhiều thời gian để bị phân tâm bởi những chuyện vặt vãnh. Hãy biến một ngày làm việc của bạn trở nên nhẹ nhàng hơn, bằng chính những hành động của bạn.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của bạn tập trung, hiệu quả hơn và tạo ra nhiều doanh thu

– Được chia sẻ bởi MaisonOffice – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp!

Các bài viết khác cùng chủ đề:

– 7 yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc (bạn sẽ không ngờ tới)

– Thiết kế văn phòng ảnh hưởng đến năng suất lao động như thế nào?

– Văn phòng xanh giúp tăng 15% hiệu quả công việc

Xem thêm nhiều bài viết về : Góc Văn Phòng

from kynangxinviec.com https://ift.tt/1Vf8yu6
via Kynangxinviec.com